M20 프로젝트에서 배운 일정 관리의 기술
신제품 개발 프로젝트에서 가장 예측하기 어려운 단계를 꼽으라면 단연 시제품 제작 과정일 것입니다. 아이디어를 현실로 만드는 첫 관문이지만, 동시에 수많은 변수와 예상치 못한 문제들이 가장 많이 발생하는 구간이기도 합니다. 최근 성공적으로 마무리한 M20 프로젝트 역시 초기 기획 단계에서는 일정 지연에 대한 리스크가 매우 높았습니다. 하지만 저희는 몇 가지 체계적인 원칙을 적용하여 빠듯한 일정 내에서 성공적으로 과업을 완수할 수 있었습니다. 이 글에서는 M20 프로젝트 경험을 바탕으로, 불확실성 높은 시제품 제작 과정에서 어떻게 효과적으로 일정을 관리할 수 있는지 그 기술을 공유하고자 합니다.
예측 불가능성을 통제하는 법
시제품 제작 일정표는 종종 희망 사항의 나열로 전락하곤 합니다. 부품 수급 지연, 설계 오류 발견, 가공 불량 등 예측 불가능한 변수들이 끊임없이 발생하기 때문입니다. M20 프로젝트 초기, 저희는 전통적인 Gantt 차트 방식의 한계를 절감했습니다. 모든 과정이 순차적으로 완벽하게 진행될 것이라는 가정 자체가 비현실적이었습니다.
이 문제를 해결하기 위해 저희가 도입한 것은 '버퍼 기반 일정 관리' 방식입니다. 프로젝트 전체 기간의 맨 끝에 예비 기간을 두는 대신, 가장 중요하고 불확실성이 높은 핵심 과업(Critical Path) 직후에 의도적으로 ‘시간 버퍼’를 배치했습니다. 예를 들어, 핵심 부품인 커스텀 센서의 제작 및 테스트에 10일이 소요될 것으로 예상했다면, 그 직후에 3일의 버퍼를 할당하는 식이었습니다. 실제로 M20 프로젝트에서는 해외에서 조달하기로 한 특수 모터의 통관이 예상보다 2일 늦어졌지만, 할당된 버퍼 덕분에 후속 조립 공정에 아무런 영향을 주지 않고 지연을 흡수할 수 있었습니다. 이처럼 리스크가 높은 구간에 버퍼를 집중 배치하는 전략은 전체 프로젝트의 안정성을 극적으로 높여주는 효과적인 일정 관리 기법입니다.
분 단위 계획과 유연한 대응
시제품 제작, 특히 여러 파트너사와 협업하며 복잡한 부품을 조립하는 단계에서는 주 단위 계획은 의미가 없습니다. 오늘은 A 파트너사의 가공품을 받아 검수하고, 내일은 B 파트너사의 PCB를 결합하여 테스트하는 등, 매일의 과업이 긴밀하게 연결되어 있기 때문입니다. 하나의 작은 실수가 연쇄적인 지연을 초래하는 것을 막기 위해 저희는 M20 프로젝트의 핵심 조립 기간 2주 동안은 일일 계획을 넘어 시간 단위로 업무를 계획하고 추적했습니다.
매일 아침 15분의 스탠드업 미팅을 통해 전날의 진행 상황과 당일의 목표, 그리고 예상되는 문제점을 모든 팀원이 공유했습니다. 이 과정에서 한정된 장비나 인력을 어디에 우선적으로 투입할지 실시간으로 조율할 수 있었습니다. 이러한 마이크로 매니지먼트는 팀원들에게 피로감을 줄 수도 있지만, 변수가 극대화되는 시제품 제작 단계에서는 오히려 가장 효과적인 위기관리 및 일정 관리 방식이었습니다.
'만약' 시나리오 플래닝
저희는 단순히 촘촘하게 계획을 세우는 데 그치지 않고, 핵심 과업마다 '만약(What-if)' 시나리오를 2-3가지씩 준비했습니다. 예를 들어 ‘만약 3D 프린팅으로 제작한 외관 케이스의 정밀도에 오차가 발생하면 어떻게 할 것인가?’라는 질문에 대해, ‘플랜 B: 사전에 협의된 CNC 가공 업체에 즉시 수정 가공을 의뢰한다’, ‘플랜 C: 오차 범위가 경미할 경우, 후가공을 통해 직접 수정한다’와 같은 구체적인 대응 계획을 미리 수립해 두었습니다. 이러한 사전 계획은 실제 문제가 발생했을 때 당황하지 않고 가장 효율적인 해결책을 신속하게 실행하는 데 결정적인 역할을 했습니다.
파트너사를 단순 공급업체 이상으로
많은 프로젝트가 외부 가공이나 부품 제작을 담당하는 파트너사와의 소통 문제로 인해 지연을 겪습니다. 도면이나 요구사항을 이메일로 전달하고, 결과물이 나올 때까지 기다리는 방식은 매우 위험합니다. 파트너사는 프로젝트의 전체 맥락을 이해하지 못한 채 주어진 도면만으로 작업하기 때문에, 사소한 오해나 해석의 차이가 치명적인 불량으로 이어질 수 있습니다.
“도면을 보냈으니 알아서 잘 만들어 주겠지'라는 생각이 가장 위험합니다. 그들은 우리의 머릿속에 들어와 볼 수 없습니다.”
M20 프로젝트에서는 이러한 리스크를 최소화하기 위해 주요 파트너사들을 '공급업체'가 아닌 '팀의 일부'로 대우했습니다. 단순히 CAD 파일만 전달하는 대신, 프로젝트의 목표와 해당 부품이 전체 제품에서 어떤 역할을 하는지 상세히 설명하는 킥오프 미팅을 진행했습니다. 또한, 실시간 소통이 가능한 채널을 구축하여 제작 과정에서 발생하는 모든 질문과 이슈를 즉시 공유하고 해결했습니다. 이러한 긴밀한 협력 관계는 단순한 일정 관리를 넘어, 시제품의 완성도 자체를 높이는 핵심 요소였습니다. 파트너사가 프로젝트에 대한 주인의식을 갖게 되자, 오히려 그들이 먼저 잠재적인 문제점을 발견하고 개선안을 제안하는 긍정적인 효과도 나타났습니다.
실패 데이터의 자산화
프로젝트에서 발생하는 모든 문제와 지연은 그 자체로 귀중한 데이터입니다. 하지만 대부분의 팀은 문제를 해결하는 데 급급한 나머지, 왜 그런 문제가 발생했고 그로 인해 어떤 영향을 받았는지 체계적으로 기록하고 분석하는 과정을 소홀히 합니다. 그 결과, 유사한 프로젝트에서 똑같은 실수를 반복하게 됩니다.
M20 프로젝트에서는 '실패 로그(Failure Log)'를 운영했습니다. 계획과 다르게 진행된 모든 사안에 대해 '문제 현상', '근본 원인', '해결 과정', 그리고 '일정에 미친 영향(시간)'을 구체적으로 기록했습니다. 예를 들어 '케이스 조립 시 단차 발생'이라는 현상에 대해, 'A 부품과 B 부품의 공차 해석 오류'라는 원인과 '설계 수정 및 재가공으로 3일 지연'이라는 영향을 명확하게 문서화했습니다.
프로젝트 회고의 정량화
이렇게 축적된 데이터는 프로젝트 회고의 질을 바꾸었습니다. “소통이 부족했다”와 같은 추상적인 평가 대신, “A 파트너사와의 도면 해석 차이로 인해 총 5일의 지연이 발생했으며, 이는 약 200만 원의 추가 비용을 유발했다”는 식으로 정량적인 분석이 가능해졌습니다. 이러한 실패 데이터는 다음 시제품 제작 프로젝트의 일정을 수립할 때 가장 현실적이고 신뢰도 높은 근거 자료가 됩니다. 실패를 단순히 덮어두는 것이 아니라, 조직의 자산으로 전환하는 것. 이것이야말로 지속 가능한 성장을 위한 최고의 일정 관리 기술입니다.
시제품 제작 과정에서의 일정 관리는 단순한 계획 수립을 넘어 리스크를 예측하고 유연하게 대응할 수 있는 체계가 핵심임을 M20 프로젝트를 통해 확인할 수 있었습니다. 이러한 경험은 향후 유사 프로젝트 추진 시 실질적인 지침이 될 수 있습니다. 보다 구체적인 일정 운영 전략이나 협업 방식이 궁금하신 경우, M20의 사례를 바탕으로 자세히 문의 주세요.
